Как составить бухгалтерский баланс
Что такое бухгалтерский баланс и кому он нужен Бухгалтерский баланс — это финансовый документ с информацией об имуществе и обязательствах организации. Он входит в состав финансовой отчетности для Федеральной налоговой службы (ФНС), которую все компании сдают ежегодно. Наряду с другими документами баланс позволяет регулятору следить за начислением и уплатой налогов и служит основой для налоговых проверок. Агрегированные данные бухгалтерской отчетности служба использует для анализа экономической ситуации в стране — это помогает формировать налоговую политику и прогнозировать бюджет. Помимо налоговых органов бухгалтерский баланс могут запросить банки, поставщики и контрагенты, а также инвесторы, чтобы оценить финансовое состояние компании и ее платежеспособность, прежде чем выдавать кредит, заключать договор или вкладывать деньги. Аудиторы изучают баланс, чтобы верифицировать информацию из финансовой отчетности, обнаружить ошибки, неточности и махинации. Анализ бухгалтерского баланса полезен и для внутреннего использования. На основе в том числе этих данных руководство оценивает положение компании и принимает управленческие решения. Например, если менеджмент замечает, что в структуре баланса размер краткосрочных обязательств существенно превышает объем оборотных активов, это говорит о проблемах с ликвидностью: компании может не хватить денег, чтобы вовремя погасить долги. Тогда руководство либо пересматривает политику управления запасами, либо договаривается с поставщиками о продлении сроков оплаты, либо ищет способы рефинансировать долги. Виды бухгалтерского баланса организации По времени составления Вступительный баланс составляется на момент начала работы компании. В разделе актива обычно перечисляют имущество, а пассива — указывают сумму капитала. Годовой баланс предприятия составляют по итогам года. Его сдают в налоговую. Промежуточный (текущий) баланс делают на выбранную дату в середине года. Такой документ компании обычно составляют по собственному желанию, чтобы оценить свое финансовое положение, или по запросу инвесторов, банков и других заинтересованных организаций. Когда организации объединяют или, наоборот, одна компания делится на несколько, составляют разделительный или объединительный баланс, когда компания находится на грани банкротства — санируемый, а при ликвидации и слиянии — ликвидационный (заключительный). По объему данных Единичный бухгалтерский баланс учитывает результаты одной компании. Консолидированный бухгалтерский баланс включает информацию о группе компаний. По полноте данных Нетто-баланс. Активы и обязательства указываются без учета регулирующих величин, например резервов и амортизации. Для налоговой нужен баланс именно с такой оценкой. Брутто-баланс. Отдельно идут стоимость активов и регулирующие величины. Такой документ можно использовать для внутренних целей компании. Например, если у компании есть какое-то оборудование стоимостью 10 тыс. руб., а стоимость его амортизации составила 1 тыс. руб., то в нетто-балансе будет указана стоимость за вычетом регулирующих величин: 9 тыс. руб. Об амортизации можно написать в графе с пояснениями. В брутто-балансе будут написаны отдельными строками стоимость оборудования (10 тыс. руб.) и амортизация (1 тыс. руб.). Структура бухгалтерского баланса Бухгалтерский баланс состоит из двух разделов: актива и пассива. Сумма активов должна быть равна сумме пассивов — поэтому документ и называется баланс. Актив баланса Актив баланса — это все, чем компания распоряжается в своей работе, что приносит ей экономическую выгоду или может принести выгоду в будущем. К нему относятся имущество организации и задолженность других лиц перед ней — например, деньги, которые покупатели должны заплатить за уже поставленный товар или оказанные услуги. Для банка активом также будут выданные клиентам кредиты. Фактически эти средства сейчас не находятся на счетах компании, но они учитываются в финансовом планировании как принадлежащие ей. Активы делятся в первую очередь на оборотные и внеоборотные, и в балансе по Российским стандартам бухгалтерской отчетности (РСБУ) эти две категории учитывают по отдельности. Оборотные активы — например, материалы и сырье — полностью теряют свою стоимость в течение одного производственного цикла. Внеоборотные — оборудование, помещение, транспортные средства, лицензии на разработку месторождений — могут многократно использоваться. Учет двух этих категорий активов независимо друг от друга помогает руководству понять, на что придется потратиться в ближайшее время и стоит ли планировать масштабные покупки. По своей природе активы делятся на: Материальные — физическое имущество: здания, оборудование, сырье и материалы, товары. Нематериальные — невещественные предметы, у которых есть стоимость. Это, например, компьютерные программы, товарные знаки, патенты, лицензии. Финансовые — акции и деньги, в том числе выданные кредиты. Пассив баланса Пассивы — это источники финансирования активов. Они показывают, откуда компания берет деньги. Есть две категории пассивов: Собственный капитал. Он состоит из уставного, добавочного и резервного капитала и нераспределенной прибыли. Обязательства. Это те деньги, которые компания должна кому-то заплатить. В бухгалтерской отчетности обязательства делятся на долгосрочные и краткосрочные: на погашение первых у компании есть год и дольше, вторых — не более года. По своей сути же обязательства бывают финансовые (долги по займам и кредитам) и производственные, или торговые (задолженности по зарплате, налоги, обязательства перед поставщиками или клиентами). Как составить бухгалтерский баланс. Форма Для ФНС бухгалтерский баланс оформляется в соответствии с РСБУ. Бухгалтерский баланс еще называют формой № 1 бухгалтерской отчетности, а по ОКУД это форма № 0710001. Шаг 1. Сбор данных Прежде чем заполнять форму, бухгалтерия собирает и проверяет документы с информацией об активах и обязательствах компании: инвентаризационные ведомости, банковские выписки, договоры с поставщиками, кассовые документы. Далее она составляет оборотно-сальдовую ведомость, в которой отражены остатки по счетам и оборот по дебету и кредиту. Шаг 2. Заполнение формы Форму бухгалтерского баланса можно посмотреть здесь. Титульная часть В начале документа заполняют информацию о компании: название, ИНН, адрес регистрации, вид деятельности. Ниже компания помечает, подлежит ли отчетность обязательному аудиту — это актуально, например, для публичных акционерных обществ и компаний с годовым доходом свыше 800 млн руб. или суммой активов более 400 млн руб. Если аудит проведен, заполняются данные об аудиторе. Дальше идут непосредственно строки баланса: актив и пассив, перечисляются их категории и рядом пишется сумма в тысячах рублей. Основная часть В основной части содержится информация об активах и пассивах. В стандартной форме 17 строк для актива и 18 — для пассива, а в упрощенной их всего 5 и 6 соответственно (некоторые статьи объединены друг с другом). Кроме того, в полной форме в каждой строке есть колонка для пояснений, а в упрощенной ее нет. Каждому виду активов и пассивов в документе присвоен код, а рядом с ним идет расшифровка — название статьи бухгалтерского баланса. Активы в балансе располагаются в порядке возрастания или убывания их ликвидности (оборотные активы — как правило, быстрореализуемые, а внеоборотные — менее ликвидные). Пассивы идут, соответственно, в порядке либо убывания, либо возрастания срочности. Если в разделе с активами сначала идут оборотные, то в пассиве сначала будут указаны краткосрочные, а потом долгосрочные обязательства и в последнюю очередь — собственный капитал. Это позволяет легко оценить, в состоянии ли компания вовремя платить по своим обязательствам. Так как в первую очередь организация должна погасить краткосрочные обязательства, необходимо, чтобы их размер был сопоставим со стоимостью оборотных активов. В форме РСБУ порядок такой: сначала — внеоборотные активы, затем оборотные; сначала капитал и резервы, затем долгосрочные обязательства и в последнюю очередь краткосрочные. Для других целей — например, чтобы предоставить иностранным инвесторам — компании составляют отчетность по Международным стандартам финансовой отчетности (МСФО). В этой системе бухгалтерский баланс называется отчетом о финансовом положении компании. В целом там содержатся те же данные, что в бухбалансе по РСБУ, но требования к форме не такие строгие. Образец основной части бухгалтерского баланса Шаг 3. Проверка равенства Если баланс составлен правильно, актив будет равен пассиву. Шаг 4. Подписание и отправка Если баланс сошелся, его подписывает директор компании (иногда — главный бухгалтер или другой сотрудник, которому директор передал это право). Готовый документ отправляют в ФНС в электронном виде или передают запросившей его стороне. Когда и куда сдавать отчетность Форма бухгалтерской финансовой отчетности Бухгалтерский баланс — одна из нескольких форм финансовой отчетности, которые все зарегистрированные в России коммерческие организации сдают в ФНС. Другие документы — отчет о финансовых результатах, для средних и больших компаний — обязательные отчеты об изменении капитала и движении денег и пояснения к бухгалтерской отчетности. Если компания получает целевое финансирование, то она должна предоставить в налоговую еще и отчет о целевом использовании средств. Формы всех этих документов установлены Минфином. Согласно закону «О бухгалтерском учете», бухгалтерская отчетность должна содержать достоверную информацию о финансовом положении организации и включать показатели всех ее подразделений независимо от места нахождения. Когда, куда и как сдавать бухгалтерский баланс Отчетный год — календарный, то есть с 1 января по 31 декабря. Если организация новая и была создана до 1 октября, то она сдает отчетность за период с даты создания по 31 декабря того же года, а если ее создали после 1 октября, то ее первый отчетный год заканчивается 31 декабря следующего года. Сдать отчетность надо в течение трех месяцев после завершения отчетного года — с 1 января по 31 марта. Документы нужно передать в налоговую инспекцию в электронной форме. Для некоторых организаций действуют дополнительные требования. Публичные акционерные общества обязаны каждый год публиковать свою отчетность в открытых источниках. Банки, клиринговые организации, негосударственные пенсионные фонды, страховые компании, акционерные общества с принадлежащими государству акциями, государственные унитарные компании из правительственного перечня, а также компании, акции которых участвуют в котировальных списках организованных торгов, должны параллельно с документами для налоговой вести отчетность по МСФО. Малый бизнес может сдавать баланс в упрощенной форме. Индивидуальные предприниматели не обязаны сдавать бухгалтерский учет в налоговую: они составляют его по желанию или по запросу других организаций. Вопрос — ответ Какой баланс нужен при ликвидации? При ликвидации организация составляет промежуточный и окончательный ликвидационный баланс. В промежуточном балансе отражены все активы компании до того, как она рассчиталась с кредиторами. На основе этого документа руководство планирует, как будет возвращать долги и распределять имущество. Этот баланс компания составляет не менее чем через два месяца после публикации уведомления о ликвидации в «Вестнике государственной регистрации». Окончательный ликвидационный баланс составляет ликвидационная комиссия после расчетов с кредиторами. Этот документ содержит данные об оставшемся имуществе и капитале, которые теперь должны быть распределены между участниками. Как заполняет бухгалтерский баланс ИП? Индивидуальные предприниматели не обязаны сдавать бухгалтерский учет, в том числе баланс, в налоговую. Но они могут составлять этот документ для внутренних целей по стандартной форме. С какой строки начать? Обычно начинают с учета активов. Первая строка актива — 1100 «Нематериальные активы». Можно ли не сдавать баланс при отсутствии деятельности? Все компании, которые по закону обязаны сдавать бухгалтерскую отчетность, должны сдавать ее даже при отсутствии деятельности. В бухгалтерский баланс в таком случае будут внесены информация об организации, сумма уставного капитала, данные об имуществе. Как понять, что баланс составлен правильно? В первую очередь сумма активов должна быть равна сумме пассивов. Если это не так, баланс точно составлен неправильно. Но даже если активы равны пассивам, баланс может содержать ошибки. Чтобы убедиться, что все в порядке, стоит проверить взаимосвязь баланса с данными из других документов. Например, строка 5100 пояснений к бухгалтерской отчетности («Наличие и движение нематериальных активов») минус амортизация должна быть равна строке 1110 бухгалтерского баланса. Проверить правильность расчетов удобнее всего в специальных бухгалтерских программах: они подсвечивают ошибки. Чем отличается бухгалтерский баланс от отчета о прибылях и убытках? Бухгалтерский баланс показывает финансовое положение компании на определенную дату: что есть у компании, кому и сколько она должна. Отчет о прибылях и убытках содержит информацию о результатах работы за определенный период. В нем отражены доходы и расходы компании, налоги и т.п., и на основе этих данных подсчитана чистая прибыль или убыток. Отчет о прибылях и убытках не учитывает НДС. Перед тем как посчитать прибыль, все доходы и расходы очищаются от НДС. НДС — налог косвенный. Его платит не компания, а конечный потребитель. Что делать, если бухгалтерский баланс не сходится? Проверьте, правильно ли суммированы все активы и пассивы. Если проблем с арифметикой нет, сверьте данные бухгалтерского баланса с данными оборотно-сальдовой ведомости, налоговых деклараций и других документов. Убедитесь, что все значения правильно округлены. Если все данные перенесены в баланс верно, проверьте, нет ли проблем на этапе учета: правильно ли операции отражены в бухгалтерских записях. Когда ошибка обнаружена, необходимо переделать баланс и после этого снова проверить, сходится ли он. У современных бухгалтерских программ есть встроенная функция поиска и исправления ошибок в балансе. Если автоматически выявить ошибки не получилось, можно обратиться к аудиторам.